感悟——广东省立中山图书馆中文采编部采购账目的规范管理

    广东省馆中文采编部分设两个办公室，采访组设在一楼，编目组设在二楼。这天上午，在李江琼副主任、黄健翔主任助理的热情带领下，我们一行人参观了广东省馆采编部。广东省馆对采购到馆的图书，专门有一个图书到馆登记表，详细记录图书到馆日期，图书加工日期，经手人，图书总件数、总册数、总码洋、总实洋等内容。在图书总括登记簿中，除了登记书商名称、发票日期、发票号码外，还记录图书验收批号、馆藏条形码起止号（图书登记号）、种数、册数、总金额等内容。通过图书总括登记簿中的图书验收批号、馆藏条形码起止码，很容易统计、核对与书商批销单账目是否一致，也很方便从系统中调出对应批次的馆藏清单。听广东省馆同行的介绍，他们每年交送到图书借阅部的图书，多达30万册。广东省馆图书总括登记簿起到一座桥梁的作用，把书商的图书批销单与图书馆业务系统中的图书数据紧密连接起来，使两种账目容易相互查核，能对文献资产有效监督和管理。

    感叹——广州图书馆采编部对采访数据、编目数据的严格审查

    广州图书馆采编部只设一个办公室。听采编部主任罗小红耐心介绍，得知广州馆图书采购方式以现采为主。对现采的数据，再在业务系统作二次查重。一段时间内，只向一家书商采购，因此图书重复采购的情况很少，听说退书率只有千分之几。广州图书馆要求书商送书进馆前，先加贴馆藏条形码，盖馆藏印章，装好磁针。书商到馆后要套录联合编目中心的数据，对未能下载编目数据的图书，由图书馆员工编目，这样能保证编目数据的来源和质量。广州图书馆在一批图书编目加工完毕后，才和书商进行经费结算。对每一批图书，均有文献采购记录、文献验收记录、文献移交记录，分别由采购员、验收员、审校员、移交人、接收人等6人签名确认，并打印图书个别登记账。广州图书馆编目人员有10名，主要从事编目数据审校工作，对每条书目数据均实行严格审校。

    感慨——国家图书馆中文采编部工作流程的合理设计

    国家图书馆是我国总书库，藏书量以每年70万件（册）的数量增长。我们在叶忆文老师、索晶老师的热心带领下，参观了国图中文采编部。中文图书加工由采访组、编目组、加工组承担，这三个工作组各有独立办公室。中文图书加工有两种方式：第一种方式，对一般图书，首先在采访组拆包验收，其次交送到编目组进行分类标引，最后送到加工组进行加贴书标等手工操作，共三个加工环节；第二种方式，对快速流通的图书，先在采访组进行验收，套录联合编目中心的数据，然后跳过编目组，直接交送到加工组作手工加工。这些图书要求到馆一周内就上架流通，之前只有两个加工环节。

    给我深刻印象的是，在采访组办公室的一个角落，利用书架，结合两面墙壁，分隔成一个相对封闭的方形区间，只留一个出入口，作为新书验收区。站在新书验收区外，看不到里面的情况。所有到馆的新书，均先送入新书验收区，由图书馆及书商双方人员当面拆包验收。经双方清点后的图书会放置在书车上，送出新书验收区外，由书商所派人员在采访组办公室进行电脑验收，分配馆藏。这样能够把已核对的图书、未核对的图书区分得非常清楚，避免在图书搬运中产生混乱。

    短时间内匆忙走访三家大型图书馆采编部门，我观察到的多是表面现象，未能体会到他们采访、编目更多的细节。这些图书馆因规模、级别不同，业务系统不同，在管理上也就各有千秋。但这些图书馆给我的感受是：他们采编工作的流程都是经过科学规划、精心设计的，使责任清楚、风险降低、效率提高，能够对编目数据、文献资产有效进行管理。

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